O que é necessário para a digitalização do acervo acadêmico e atender ao decreto 9.235?

Válido desde dezembro de 2017, o decreto de número 9.235 trouxe uma série de especificações sobre a regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior do Brasil.

Uma delas, no artigo 58, refere-se à digitalização do acervo acadêmico.

A sua instituição de ensino superior já está preparada para essa mudança significativa na gestão de documentos?

Veja neste artigo o que fazer para se adequar e atender ao decreto 9.235.

Entenda o decreto 9.235

O decreto 9.235 estipula que, após ser descredenciada ou encerrar sua oferta de cursos, a instituição de ensino (pública ou privada) fica responsável por guardar e gerenciar seu acervo acadêmico.

O acervo refere-se a toda a documentação e aos registros acadêmicos dos estudantes.

O prazo para a digitalização do acervo acadêmico se encerra em 4 de abril de 2020.

Como se adequar ao decreto 9.235

Para cumprir o decreto 9.235, as instituições educacionais podem contar com a tecnologia, a fim de digitalizar todos os documentos e deixá-los disponíveis em um sistema prático e organizado. Dessa forma, as informações ficam mais seguras e podem ser acessadas facilmente.

Com um sistema de gestão dos documentos, lidar com o grande volume de dados das instituições se torna mais fácil, além de garantir a integridade da documentação.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

A solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) permite que as empresas digitalizem, armazenem e compartilhem todos os documentos.

Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)

O sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial (cuja sigla em inglês é ECM) é uma evolução do GED, já que reúne todas as qualidades do anterior e mais algumas funcionalidades.

Com o ECM, é possível ter controle total sobre os documentos, nas fases de captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivo.

Além da facilidade na localização dos documentos e da conservação dos mesmos, as soluções de gestão de documentos resultam na economia de papel para a instituição e na redução de erros no processo de arquivamento.

Como encontrar o sistema ideal para a digitalização do acervo acadêmico?

O prazo para a digitalização do acervo acadêmico pode ser curto para as instituições de ensino que ainda não têm nenhum dado no formato digital. Por isso, é preciso buscar a melhor solução de gerenciamento rapidamente.

Para isso, leve em consideração:

As necessidades da sua instituição educacional: volume de documentos, ferramentas necessárias para gerenciá-los, entre outros itens.
A opinião de outras instituições sobre os sistemas de gestão de documentos do mercado.
A qualidade do suporte técnico oferecido pela empresa.
A possibilidade de treinar a equipe da escola para utilizar a ferramenta corretamente.
A possibilidade de integrar o sistema à tecnologia já existente na instituição de ensino.
Se o sistema de gestão possui opção de captura em lote, para que você possa digitalizar rapidamente diversos documentos ao mesmo tempo.
Se o sistema é capaz de reconhecer o texto, facilitando a localização do arquivo.

A sua IES está pronta para a migração digital do acervo acadêmico?

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Autor: Selbetti

Gestão de documentos e gerenciamento de processos (ECM / BPMS).

Quais são as recentes normas do MEC e por que a sua IES deve prestar atenção?

Recentemente o Ministério da Educação publicou o decreto 9235 (em 2017) e as portarias 315 e 330 (em 2018) que possuem normas obrigatórias e válidas para todas as instituições de ensino superior no Brasil.

As instituições estão preocupadas no cumprimento do prazo (precisa estar tudo implementado e OK até o dia 04/04/2020) para que tenham todo o seu acervo acadêmico migrado para o digital.

Quais seriam as motivações do MEC para um prazo apertado e com um investimento alto?

Pode-se entender o decreto e as portarias em questão como oportunidades para a transformação digital das universidades do Brasil.

Apesar de ser uma mudança obrigatória e inesperada, pode ser visto como um choque positivo para o mercado educacional como um todo que não tem inovado significativamente como todos os demais mercados impactados pelo digital: transportes, tecnologia, hotelaria, varejo, entre outras.

Por que não aproveitar a oportunidade de repensar mais ainda a sua instituição para a nova era acadêmica digital?

Se voltar no tempo, percebe-se que o mercado de educação tem tido grandes iniciativas de mudanças por meio dos cursos EAD, antes de grandes empresas de tecnologias como Uber, Netflix e Airbnb terem aparecido.

Dessa forma é possível ver a sua força e o potencial para fazer muito mais.

Os jovens que frequentam as universidades hoje (público-alvo atual) são pessoas que viveram em quase toda sua vida até o momento com internet, telas touch, wifi, ou seja, hoje vivem conectados 24 horas por dia.

Esse comportamento pode e deve ser aproveitado pela sua IES com atendimentos e respostas rápidas para todas as suas demandas, o que resulta em uma maior atração e fidelização.

Há muitas soluções disponíveis que aprimoram radicalmente a experiência dos alunos, colaboradores e professores de uma IES, como ECM, BPMS, Autoatendimento, entre outras.

Porém são tecnologias utilizadas como meios, se os processos não são aprimorados, processos ruins entregarão resultados negativos mais rápidos assim como os processos bons terão resultados positivos mais acelerados.

Nota-se a necessidade também de evoluir tanto as ferramentas quanto os processos que devem ser alinhados juntamente com a operação humana envolvida, para um melhor resultado possível a todos os clientes impactados pelas atividades fins.

Autor: Selbetti

Gestão de documentos e gerenciamento de processos (ECM / BPMS).

Os tipos de documentos que você deve migrar para o acervo acadêmico digital segundo o MEC

A portaria 315, que foi publicada em 04/04/2018, complementa o decreto mencionado anteriormente, o 9235/17.

A mesma obriga que todas as instituições vinculadas ao MEC mantenham sob própria custódia, todos os documentos e informações acadêmicas relacionadas aos alunos.

Os documentos em questão são: matriz e grade curricular, histórico escolar, avaliações, processo seletivo, calendário, atividades complementares, entre muitos outros.

Todos deverão estar disponíveis de forma digital até 04/04/2020, ou seja, armazenados em um acervo acadêmico digital, que é um repositório central de todos os documentos produzidos por instituições de ensino superior, com informações do histórico acadêmico dos alunos e necessário para comprovação dos seus estudos.

É possível visualizar a relação completa de todos os documentos e os seus prazos de guarda aqui.

Além de tudo isso, é necessário também que as instituições constituam um comitê gestor para a elaboração, implementação e acompanhamento de políticas de segurança das informações relativas ao acervo acadêmico digital.

O acervo acadêmico em questão deverá ser criado com base em um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que contemple todas as fases documentais como: captura, indexação, armazenamento online, versionamento, entre outros, com autenticidade e durabilidade das informações e documentos originais dos alunos.

A solução deve atender também os seguintes critérios:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Autor: Selbetti

Gestão de documentos e gerenciamento de processos (ECM / BPMS).